Kamp van Koningsbrugge en de gouden cirkel

Wat hebben Kamp van Koningsbrugge en de gouden cirkel van Simon Sinek met elkaar te maken ? Het korte antwoord: Bij beiden gaat het om het realiseren van diepe motivaties en waarden: de why's in je leven, daarom doe ik dit, en niets of  niemand kan me daarvan weerhouden !

Voor wie zich afvraagt waar het allemaal over gaat: Kamp van Koningsbrugge is een tv-serie van AVROTROS waarin 15 vrijwilligers aan een acht dagen lange training bij het Korps Commandotroepen meedoen. Ze worden fysiek en mentaal tot het uiterste op de proef gesteld, om te laten zien dat ze "commando-waardig" zijn. 

Simon Sinek werd in 2009 bekend toen hij hij boek Start with why schreef. Hij introduceerde daarin de golden circle: een eenvoudig gereedschap om als bedrijf, organisatie, team, of als individu op zoek te gaan naar je diepste overtuiging en motivatie: Waarom doen we dit, waarom wil ik dit ? Sinek had door zijn marketingonderzoek vastgesteld dat veel bedrijven goed weten welke producten ze in de markt zetten, maar dat bedrijven met diep doorleefde motivaties en waarden het meest succesvol zijn en ook blijven.

Er horen drie vragen bij de gouden cirkel, zie hierboven, en je werkt vanuit het centrum van de cirkel naar buiten: Waarom doen we het, hoe doen we het, en welke dingen hebben we dan gemaakt of gerealiseerd ?

Ik ben Kamp van Koningsbrugge gaan kijken toen iemand er een enthousiast verhaal over vertelde: uitdagende oefeningen bij de commando's, grenzen verleggen, goeie coaching van jonge mensen. Hij had geen woord teveel gezegd: ik zit op het puntje van mijn stoel wanneer de volgende nog zwaardere oefening gedaan moet worden. Eten ho maar, slapen ho maar, en blaren als eieren onder je voeten. Wie houdt dat vol ?

Ik moest plotsklaps denken aan de why en de golden circle  van Simon Sinek. Alleen de kandidaten met een sterke innerlijke overtuiging gaan door, bijten zich door pijn, honger, en vermoeidheid heen. Ik zag ook hoe de begeleiders, ervaren commando's, hun coaching stijl meesterlijk aanpassen aan de situatie. De standaard is een keihard "doorgaan, je wilt dit toch, je hebt hiervoor toch gekozen ?" Maar als het nodig is krijg je een mentale ruggesteun, zakelijk, kort en duidelijk. Je ziet zo'n kandidaat dan opfleuren en weer door buffelen.

De begeleiders weten de why's van de kandidaten naar boven te krijgen en dat levert ijzersterke momenten op. Het laat zien hoe we kunnen hunkeren naar erkenning, of hoe we een vader of moeder willen eren met een buitengewone prestatie.  De kwelgeesten van onze why's kunnen zich ook manifesteren: het lukt niet want ik twijfel aan mezelf, zit mezelf in de weg, of ken me zelf nog onvoldoende. Die korte reflectiemomenten tussen de begeleiders en de deelnemers vind ik het meest waardevolle van Kamp van Koningsbrugge.

NB: Een tegengeluid is altijd welkom: In dit artikel wordt gehakt gemaakt van de gouden cirkel van Simon Sinek: niet bewezen semi-wetenschappelijk gepraat. Voor mij wordt het daar niet veel anders van: het lijkt me van belang om verbinding hebben met mijn diepere overtuigingen en waarden omdat ik daardoor mezelf beter begrijp en kan liefhebben.

Hoe kom ik van Google af ?

Dik tevreden met Google ? Lees dan niet verder. Het bevalt je immers goed dat je zoekresultaten altijd op maat zijn ? En je vindt het prettig dat er steeds gepersonaliseerde advertenties voor de dag komen zodat je precies de goede cadeautjes en hebbedingetjes kunt kopen. En het is toch leuk dat Google weet waar je overal geweest bent, zodat je je vakantiereis nog eens herbeleven kunt.

Google kan dat allemaal doen omdat Google alles vastlegt wat je op internet doet. Elke website die jij bezoekt wordt bij Google geregistreerd. Al jouw zoekopdrachten worden vastgelegd. Continu vertelt jouw smartphone aan Google waar je bent. Met al die persoonlijke informatie van jou bouwt Google een persoonlijk profiel van je op, profiling heet dat in het privacy jargon.

Maar wil  je dat echt ? Wil je dat Google weet dat jij aan het uitzoeken bent  hoe erg die boodschap van de internist over jouw medisch onderzoek is ? Wil je dat Google weet dat je je oriënteert op beleggingsfondsen ? Dat je op zoek bent naar een nieuwe baan ?

 Behalve zorgen over mijn privacy heb ik ook zorgen over mijn oordeelsvorming. Hoe goed zijn de zoekresultaten die Google mij aanreikt ? Want ook die zijn geselecteerd op basis van mijn persoonlijke profiel. Ga maar eens samen met een huisgenoot allebei dezelfde zoekopdracht in Google intikken. Jullie zoekresultaten zullen niet dezelfde zijn. De Google filter bubbel heet dat. In 2011 waarschuwde Eli Pariser in een TED-talk hier voor het eerst voor.

Hoe objectief is je oordeelsvorming als je andere bronnen krijgt aangereikt dan je buurman ? Je kunt antwoorden dat die filter bubbel er ook al is wanneer je je oriënteert met behulp van de pers of van wetenschappelijke artikelen. En kranten zijn toch ook bevooroordeeld ? Dat is waar maar de corrigerende mechanismes om subjectieve oordeelsvorming tegen te gaan zijn daar veel sterker.
In de journalistiek is objectiviteit een kernwaarde. Kranten hebben een gekleurde mening en kiezen ook  welke accenten ze leggen. Een dagblad als Trouw - ja, dat lees ik - is heel transparant over de eigen uitgangspunten en organiseert bijeenkomsten waar de lezers in gesprek kunnen met de Trouw journalisten. Kortom: bij een krant weet je waar die voor staat en kun je "nee, bedankt" zeggen.
In de wetenschap kunnen ook dingen misgaan wanneer wetenschappers frauderen met onderzoeksresultaten. Maar in de basis is er een ijzersterk intervisie mechanisme. Wetenschappers toetsen de wetenschappelijke onderzoeksresultaten en interpretaties van elkaar grondig.
Maar mijn persoonlijke profiel bij Google ken ik niet en Google gaat het mij ook niet vertellen. De algoritmes die bepalen welke informatie ik krijg aangereikt zijn geheim. Kortom: ik moet Google blindelings vertrouwen en heb geen enkele mogelijkheid om kritische vragen te stellen.  
 
Mijn missie: Ik wil niet langer aan Google vastzitten en zet kleine stapjes om me er van te bevrijden.

Stap 1: Google weet niet langer waar ik ben.
Ik wil niet langer dat Google vastlegt waar ik overal kom. Google doet dat door de lokatiegeschiedenis vast te leggen. Ik kan ergens een vinkje uitzetten en dan stopt Google daarmee. Dat soort vinkjes zijn goed verstopt en je moet er dus even voor gaan zitten om het goed te regelen. Je kunt hier of hier lezen hoe je dat doet. Google zal je waarschuwen dat sommige diensten niet meer goed werken. Inderdaad: je hebt niet langer meer een "tijdlijn" in Google Maps. Je moet elk zoekadres in Google Maps steeds opnieuw intikken, Google onthoudt het niet langer. En filemeldingen zijn natuurlijk wel te zien, maar niet meer gepersonaliseerd. Y're on your own ! Ik was er snel aan gewend.

Stap 2: Google weet niet langer welke websites ik bezoek
De grote boosdoener is Chrome, de browser van Google met een marktaandeel van bijna 70 %. Chrome registreert continu welke websites je bezoekt en Google legt dit vast. Je voorkomt dit op eenvoudige wijze: gebruik Chrome alleen als het echt nodig is, of helemaal niet, en stap over op een alternatief.
De grootste is de nummer 2 in de browsermarkt: good old Firefox, die je hier kunt ophalen. Firefox biedt betere garanties voor je privacy, zie hier en hier. Je kunt Firefox heel nauwkeurig instellen op de mate van privacy die jij wilt. Je moet er ook hier een uurtje voor gaan zitten om het goed te begrijpen en vervolgens netjes in te stellen. Maar zelfs met de standaard instellingen is er al privacyvoordeel: Firefox blokkeert de tracker cookies die allerlei websites op je laptop, smartphone, of tablet achterlaten. Die tracker cookies sturen je browse geschiedenis door naar hun "moeder website" voor hun eigen profiling van jou.
Ik heb Firefox nu weer enkele maanden in gebruik op al mijn apparaten en het bevalt me prima. Geen opdringerige advertenties meer en in de privacy instellingen kan ik zien hoeveel tracker cookies geblokkeerd worden.

Stap 3: Google weet niet langer waar ik naar zoek
Mijn meest recente maatregel is het verbannen van de Google zoekmachine. Want er zijn goede alternatieven. Ik gebruik nu de zoekmachine Duckduckgo (DDG). Hèt grote voordeel van deze zoekmachine is dat er niets van jouw zoekopdrachten wordt vastgelegd en daarmee is je privacy gewaarborgd. Het gevolg hiervan is dat DDG ook geen persoonlijk profiel van je opbouwt. En daardoor ben je dan vervolgens weer verlost van al die advertenties die Google je steeds aanbiedt. Een tweede voordeel is dat bij gelijke zoektermen iedereen dezelfde zoekresultaten krijgt van DDG. Is dat mooi of niet !
DDG is nog minder dan een Kleinduimpje ten opzichte van Google, maar groeit wel gestaag verder. Af en toe gebruik ik Google nog, maar in verreweg de meeste gevallen levert DDG mij voldoende zoekresultaten op om verder te kunnen.

Een volgende keer ga ik het hebben over een andere krachtige privacy maatregel: het gebruik van een VPN-dienst.

Nieuwjaarsreceptie gemeente Epe

Ik kom er graag, op de Nieuwjaarsreceptie van de gemeente Epe. Op de eerste of de tweede maandagmiddag in het nieuwe jaar, om half vijf, vaste prik. Beneden word je bij je binnenkomst welkom geheten en de weg gewezen naar de garderobe en en de plaats van samenkomst. Bovenaan de trap staan de burgermeester en zijn echtgenote gevolgd door de wethouders klaar om je een voorspoedig 2017 toe te wensen.  Daarna loop je langs de Expositieruimte van de Ring en kun je beginnen met het handenschudden en gelukwensen van de vele bezoekers, en natuurlijk wordt er goed voor de inwendige mens gezorgd.

Ik hou van die mengelmoes van volksheid en bevlogenheid. Jong en oud, autochtone Veluwnaren en nieuw-gevestigden, sporters, cultuurliefhebbers, ondernemers, welzijnswerkers, dorps- en buurtvertegenwoordigers, lokale politici, kerken, brandweer en politie, alles loopt door elkaar, begroet oude bekenden, of maakt kennis met een nieuw gezicht.
Er zit energie in dit gezelschap, betrokkenheid op lokaal welzijn , de passie om te knokken voor een zaak waar je in gelooft, waar je tijd in stopt, samen met de anderen van je groep of club, stichting of vereniging. Dat maakt het inspirerend om hier bij te zijn.

De Vrijwilliger van het Jaar en de winnaar van de Sportprijs 2016

Na een poosje houdt burgermeester Hans van der Hoeve zijn Nieuwjaarstoespraak. Hij heeft een ijzersterk begin:
"Mag ik even uw aandacht ? Aandacht is iets bijzonders. Aandacht is een recht van u allemaal. Waarbij ik me afvraag waarom aandacht ontvangen toch zo makkelijk is en geven zo moeilijk. U luistert nu uiteraard naar mijn verhaal, of bent u wellicht meer bezig met waar de hapjes blijven of wie u zo dadelijk nog wil spreken? Het woord aandacht fascineert mij. Aandacht gaat over ‘oplettendheid’, ‘belangstelling’ en ‘luisteren’. Wie niet kan luisteren, kan ook geen aandacht schenken. In 2016 overleed voetballegende Johan Cruijff. Hij zei: Het is het verstandigste om zoveel mogelijk te luisteren, want dat is goed voor je algemene ontwikkeling. Als je er tien procent van leert, dan ben je de anderen al een eind voor. Aandacht is inderdaad eerst luisteren naar de ander. We horen vaak wel de woorden van een ander maar gaan er direct in ons eigen hoofd mee aan de slag. We luisteren  vaak om te reageren of we zitten op het puntje van onze stoel om een advies te geven of oplossing aan te dragen, nog voor de ander klaar is met praten. We luisteren te vaak vanuit onze eigen ervaringen, met onze eigen gedachten en oordelen.”

Punt gemaakt, Hans, goeie ! Daarna volgt een duidelijk verhaal over de stand van zaken in onze gemeente. Not bad: veilig, goedkoop, en met 100 % wildgarantie. 

Als we na de toespraak weer een poosje hebben geborreld en genetwerkt is het de beurt aan wethouder Erik Visser en oud-burgermeeste Eland voor de bekendmaking van de Vrijwilliger van het Jaar. Ook een goede gewoonte: Elk jaar worden drie vrijwilligers in het zonnetje gezet en één ervan mag zich de Vrijwilliger van het Jaar noemen. Hanny Baarspul gaat met de eer strijken: 80+ en nog volop actief in allerlei vormen van welzijnswerk voor ouderen. Bij de SWOE, de Zonnebloem, en de kerk.

Hanny Baarspul is gekozen tot Vrijwilligster van het Jaar

Daarna reikt wethouder Robert Scholten de Sportprijs 2016 uit aan skeeleraar Tiemen van der Kolk. Voor het eerst wordt er ook een Heel-Epe-beweegt prijs toegekend voor maatschappelijk- sportinitiatieven. Deze gaat naar S.V.Wissel voor het organiseren van het landelijke J.P. van de Bent toernooi voor voetballers met een beperking.

Zo hou je een lokale gemeenschap vitaal. Geen vrijwilliger of sporter die vraagt om de prijs. Maar elke winnaar, ieder jaar opnieuw voelt zich - terecht - vereerd met deze hulde in de eigen gemeente.

Klooster - GTD

Getting Things Done in het klooster is weinig spectaculair, aards, dagelijks, haast vanzelfsprekend. De kracht ervan zit in  de dagelijks beoefende discipline, bedoeld voor de groei en bloei van de kloostergemeenschap.

Ik ga dit toelichten aan de hand van het prachtige boekje van Wil Derkse: Een levensregel voor beginners - Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven. Het verscheen in 2000 en beleeft inmiddels al zijn twaalfde druk.
Wil Derkse slaagt erin om de praktische kloosterspiritualiteit van de Benedictijnen te vertalen in alledaagse adviezen voor mensen die aan hun levensstijl willen werken. Daarbij speelt de stilte een heel bijzondere rol. Ze is van geheel andere aard dan de Isolator tool uit 1925 die ik aantrof in de blog van Edwin Mijnsbergen, met dank aan Edwin:

In het klooster is stilte niet bedoeld om jezelf van anderen af te zonderen. Ze wil je veel meer helpen om de subtiele signalen van anderen op te vangen. Geen onbelangrijk leerpunt voor mij.

Elk klooster onderschrijft en praktiseert een kloosterregel, een soort van huishoudelijk reglement. Eén van de meest bekende is de Regel van Benedictus, uit de zesde eeuw.

De Regel van Benedictus is een boekwerkje van een kleine honderd pagina's. Het wordt alom geprezen vanwege zijn evenwichtige benadering van het gemeenschapsleven in het klooster en er zijn vele, vele studies aan gewijd.

Wil Derkse geeft in zijn boek een geslaagde vertaling van het Benedictijnse kloosterleven naar de dagelijkse praktijk van managers en leidinggevenden. Ik  geef een aantal citaten van Wil Derkse die dit goed illustreren:

In Benedictijnse kloosters worden drie geloften afgelegd. Ze zijn ook buiten het klooster goed toepasbaar:

• stabilitas: erbij blijven, niet weglopen
• conversatio morum: dagelijks verandermanagement
• obedientia: elkaar gehoor geven

Stabilitas
Een monnik heeft zich verbonden aan het klooster van zijn keus. Het gaat hier om een bestendig en volgehouden commitment aan de kloostergemeenschap, niet op basis van plicht, maar van harte.
Op allerlei manieren kun je los raken van die aangegane band. Stabilitas daagt je uit om niet weg te lopen, maar erbij te blijven. Het gaat erom te groeien en te bloeien waar je je geworteld hebt, met juist die partner, of precies in die organisatie, of met je eigen kinderen.

Conversatio morum
Het doel is het veranderen van je gewoonten en je leefstijl. Dit is dagelijks verandermanagement op microniveau, bij jezelf. De aanpak is niet langer alles moet anders maar elke dag zet ik een kleine stap.
Het sluit wonderwel aan bij recente resultaten van sociaal psychologisch onderzoek: mensen handelen en kiezen voor een groot deel met hun onderbewuste. Om je gedrag werkelijk te veranderen moet je heel gericht de gewenste gewoonte aanleren.
De Amerikaanse psycholoog Timoty Wilson heeft er een interessant boek over geschreven, dit is een review: Strangers to ourselves: discovering the adaptive unconscious.

Obedientia
Letterlijk is dit gehoorzaamheid. Het gaat echter niet om plat luisteren en dan doen wat je gezegd wordt, maar om luisteren met je hart. Je probeert te horen wat de zin is in de situatie waarin je je bevindt, in het gesprek dat je voert, in de vraag of de reactie van de ander.
Deze gehoorzaamheid is bevrijdend: je komt los van de gerichtheid op jezelf, en le leert je open te stellen voor de ander en opmerkzaam te zijn. Deze gehoorzaamheid kan door iedereen  in de praktijk gebracht worden, of je nou CEO bent, of op de werkvloer verkeert.

GTD: exit Toodledo

Ik heb afscheid genomen van mijn GTD-tool Toodledo, waar ik een jaar geleden wat over verteld heb. Even een korte samenvatting voor diegenen die zich afvragen waar het over gaat: GTD, Getting Things Done,  is een manier om je klussenlijst te beheren. Het basisidee is dat je heel strak alles noteert in een GTD-lijst, en in ieder geval wekelijks een uurtje de tijd neemt om alles door te lopen en je plan voor de volgende week te trekken. De grote belofte van GTD is: rust in het hoofd als je ervoor zorgt dat je je GTD-lijst op orde houdt. Mijn ervaring is dat het nog werkt ook. Hier staat een handige intro.

Het maakt niet uit wat voor GTD-lijst je kiest. Een notitieblokje, een Excel-lijst op je PC, een app op je smartphone, het is allemaal goed, your choice. Ik gebruikte Toodledo, een gratis cloudoplossing. Niet dat het slecht beviel, maar soms zie je nieuwe mogelijkheden. Het grootste nadeel van Toodledo voor mij is de afwezigheid van een goede app voor mijn Windows Phone. Ik kan alleen de mobiele internetpagina van Toodledo gebruiken, en die heeft een beperkte functionaliteit.

Recentelijk heb ik een nieuwe zakelijke werkplek gekregen met Office2010 en dus ook OneNote2010. En dat geeft nieuwe mogelijkheden !
OneNote is een rare applicatie, was mijn eerste reactie. Een soort van super-notitieblok, maar wat kan ik er mee ? Enkele collega's waren al een stukje verder en hebben me op weg geholpen.
OneNote is inderdaad een soort van Zwitsers zakmes voor het maken van notities. Wat ik er inmiddels al in ontdekt heb:

• Het begin van OneNote is het aanmaken van een notitieblok. In mijn geval: Ik heb een notitieblok aangemaakt waarin al mijn privé klussen staan.
• Een notitieblok kun je onderverdelen in secties en subsecties. Je kunt dat zien als hoofdstukken en paragrafen, ze functioneren als labels. Ik maak daar gebruik van om mijn privé klussen in groepen in te delen, bijvoorbeeld CDA, en St.Present. 
• Binnen de secties of subsecties kun je pagina's en subpagina's aanmaken. Ik leg mijn klussen vast in deze pagina's en subpagina's, op twee niveaus dus. Dat vind ik prettig werken, en het spoort met de projecten-structuur van GTD.
• Ik bewaar mijn OneNote notitieblok in mijn Skydrive. Nieuwe gebruikers krijgen hier van Microsoft gratis 7 GB aan opslagruimte, en dat is ruimer dan bijvoorbeeld Dropbox. Doordat mijn klussenlijst in de cloud zit kan ik er vanaf mijn smartphone bij. En omdat ik een Windows Phone heb, profiteer ik van een prima OneNote app die de opmaak in mijn klussenlijst mooi intact laat. Microsoft heeft het allemaal goed geïntegreerd.
• Microsoft heeft de integratie ook op andere gebieden prima voor elkaar. Vanuit OneNote is het een fluitje van een cent om een pagina of zelfs een tekstblok in een pagina als taak in je Outlook takenlijst te plaatsen. Die takenlijst is tegenwoordig ook goed zichtbaar in je Outlook agenda, en op de Windows Phone. Al met al heb ik nu dus zowel op mijn laptop als op de smartphone de beschikking over mijn klussenlijst, en dat vind ik handig.
• Hier en daar hapert het natuurlijk wel. Voor mijn kleine Blackberry tablet is er geen OneNote app, dus daar kan ik er niet bij komen.

Genoeg over de goodies. De grootste uitdaging van GTD is niet om het goede gereedschap te vinden. Ik vind het nog steeds het lastigst om wekelijks de lijst langs te lopen voor het maken van een nieuw weekplan. En natuurlijk zijn er altijd klussen waar je geen helemaal geen zin in hebt, of waar je tegenop ziet.... Die weg te werken, dat is meesterschap.

GTD 2: het onderbewuste

Ik heb al eerder geschreven over het time-managementsysteem GTD. In het kort gezegd krijg je met GTD "rust in het hoofd" doordat je al je taken zorgvuldig bijeenbrengt in een lijst. Ik kan beamen dat het zo werkt: als je weet dat je al je taken en klussen goed hebt vastgelegd, dan geeft dat rust.
Met vastlegging ben je er echter niet. Want de grote uitdaging die ik steeds weer tegenkom, is het vervolgens ook afhandelen van alle vastgelegde taken en klussen. En dan blijken ingesleten gewoonten heel hardnekkig. Elke week er voor gaan zitten om je hele GTD-administratie door te nemen: veel werk hoor. En elke dag weer opnieuw checken wat er gebeuren moet: dat is vermoeiend. Kortom: ik zit steeds in een pendel tussen een stevige portie zelfdiscipline, en een even grote portie gemakzucht.

Hoe komt het nu dat het zo lastig is om je gedrag te veranderen? Daar is de laatste jaren interessant onderzoek naar gedaan door psychologen. Het blijkt dat ons onderbewuste hierin een belangrijke rol speelt.
Ons onderbewuste (the adaptive unconscious) blijkt een uiterst belangrijke rol te spelen in het afhandelen van de vele zintuiglijke prikkels die we binnenkrijgen. Het bewuste deel van ons brein kan per seconde maximaal zo'n veertigtal prikkels afhandelen. Het onderbewuste doet de rest, en dat zijn er miljoenen - ook weer per seconde, een ongelofelijke prestatie. Wat we pas sinds kort weten, is dat ons onderbewuste niet alleen maar relatief "eenvoudige" taken afhandelt zoals het handhaven van het evenwicht of het herkennen van woorden, maar ook zelfstandig gedragskeuzes maakt.
Dat klinkt verontrustend, zeker wanneer een bepaalde groep psychologen hier mee aan de haal gaat en roept dat we geen vrije wil hebben, of dat we "ons brein zijn". Ik kan  het boekje Strangers to ourselves aanbevelen. Daarin doet de psycholoog Timothy Wilson op een evenwichtige manier verslag van de stand van zaken betreffende het onderzoek naar de werking van het onderbewuste.
De welbekende managementtrainer Ben Tiggelaar is vorig jaar gepromoveerd op een psychologisch onderzoek dat voortbouwt op de hierboven genoemde inzichten. In zijn proefschrift The core of the matter past Tiggelaar de zogenaamde dual system benadering toe, waarbij participanten in het onderzoek zowel op bewust als op onderbewust niveau worden geprikkeld. Het voert te ver om er hier dieper op in te gaan. Het blijkt lastig te zijn om scherpe conclusies uit deze onderzoeken te trekken.
Ik noem het onderzoek van Ben Tiggelaar omdat het zo herkenbaar is. Momenteel wordt er weer gereorganiseerd in mijn bedrijf. De organisatie wordt opnieuw ingericht en er wordt een cultuurprogramma gestart om de bedrijfswaarden tussen de oren te krijgen. Psychologisch gezien speelt zich dit af op het niveau van het bewuste. En dat betekent dat een belangrijk deel van ons gedrag, namelijk dat deel dat bepaald wordt door ons onderbewuste, niet geraakt wordt. Ben Tiggelaar noemt in zijn conclusies een aantal voorwaarden die bevorderend werken voor het gewenste "doelgedrag":

• de medewerker kiest zelf het doelgedrag
• de medewerker heeft positieve ervaringen met het doelgedrag
• het doelgedrag leidt tot kortetermijn voordelen voor de medewerker
• het doelgedrag leidt niet tot frictie met andere belangrijke taken
• het doelgedrag kan per medewerker verschillen

Samenvattend noemt hij dit: hulp bij zelfsturing. Dat lijkt me een nuttig inzicht voor een manager, en je kunt het ook gebruiken in je GTD-aanpak.

GTD

Recentelijk ben ik overgestapt op een nieuw gereedschap voor GTD: Toodledo. Eerst maar even toelichten waar dit over gaat: GTD staat voor Getting Things Done. Het is een timemanagementsysteem bedacht door de Amerikaan David Allen (wiki).
Ik liep er enkele jaren geleden tegen aan. Omdat ik actielijsten nodig heb om dingen gedaan te krijgen - ik vergeet teveel - was ik geïnteresseerd: Zou GTD nog iets kunnen toevoegen aan mijn to-do lijstjes ?
Het antwoord is duidelijk: ja. Het grote voordeel van GTD is dat het niet een registratiemiddel is, maar een wijze van werken. Het maakt GTD niet uit of je je zaken vastlegt op papier, in je iPhone, je mailprogramma, of waar dan ook. De GTD-lijst kan allerlei gedaanten aannemen, wat maar bij jou past.

De volledige GTD aanpak  staat in dit schema: 

GTD stelt voor dat je niets meer probeert te onthouden, maar alles vastlegt in je GTD-lijst. Het grote voordeel is dan dat je "je hoofd leeg maakt". Ik was eerst sceptisch over deze gedachte, maar ik was snel om: het werkt echt. Wanneer je goed je GTD-lijst bijhoudt verdwijnt dat zeurende stemmetje: Heb je wel aan alles gedacht...? en ga je vertrouwen op je lijst. Dagelijks raadpleeg je je lijst, en vult die aan met nieuwe acties en afspraken. Grotere activiteiten groepeer je in "projecten" waar je deelacties onder plaatst.

Een andere belangrijke gedachte is dat je een klus niet eindeloos vaak begint en weer weglegt. Alles dat je binnen 2 minuten kunt regelen handel je meteen af: een telefoontje, een eenvoudige email beantwoorden, een klusje in huis, iets opruimen. Alles wat meer tijd kost komt in je GTD-lijst.

Natuurlijk ben je er niet met vastlegging. Een derde belangrijke stap is de wekelijkse onderhoudsbeurt van je GTD-lijst. David Allen stelt voor dat je daar de tijd voor neemt, hij noemt 1 à 2 uur, b.v. op de vrijdagmiddag.  Je loopt langs al je projecten en kijkt of het in orde is. Je stelt de prioriteiten voor de komende week vast zodat je weet waar je dan aan gaat werken.

Voor de vastlegging gebruik ik Toodledo, een online gereedschap, dat ik dus ook op mijn mobieltje kan gebruiken.
Het heeft de voor mij juiste mogelijkheden om mijn acties te groeperen, namelijk op 3 niveaus. Ik onderscheid een aantal hoofdgebieden, bijvoorbeeld UVIT (werk), CDA, en St.Present. Daarbinnen kan ik vervolgens projecten plaatsen. Onder CDA plaats ik b.v. de volgende Midnight Politics. En daaronder vermeld ik de echte acties, b.v. spreker vragen, en PR regelen.
Toodledo heeft uitgebreide mogelijkheden voor bewaking, maar ik houd dat simpel. Ik vermeld start- en einddatum, maar gebruik die nauwelijks voor dagelijkse bewaking. Dat doe ik met de prioriteit. Standaard staat alles op prio 1 (laag). Bij de wekelijkse onderhoudsbeurt bepaal ik welke acties de volgende week moeten gebeuren, en die krijgen prio 3 (hoog). Door in Toodledo alle acties met prio 3 op te vragen krijg ik dus meteen te zien wat er z.s.m. af moet. Dat is dus mijn dagelijkse to-do lijst