Ik liep er enkele jaren geleden tegen aan. Omdat ik actielijsten nodig heb om dingen gedaan te krijgen - ik vergeet teveel - was ik geïnteresseerd: Zou GTD nog iets kunnen toevoegen aan mijn to-do lijstjes ?
Het antwoord is duidelijk: ja. Het grote voordeel van GTD is dat het niet een registratiemiddel is, maar een wijze van werken. Het maakt GTD niet uit of je je zaken vastlegt op papier, in je iPhone, je mailprogramma, of waar dan ook. De GTD-lijst kan allerlei gedaanten aannemen, wat maar bij jou past.
De volledige GTD aanpak staat in dit schema:
GTD stelt voor dat je niets meer probeert te onthouden, maar alles vastlegt in je GTD-lijst. Het grote voordeel is dan dat je "je hoofd leeg maakt". Ik was eerst sceptisch over deze gedachte, maar ik was snel om: het werkt echt. Wanneer je goed je GTD-lijst bijhoudt verdwijnt dat zeurende stemmetje: Heb je wel aan alles gedacht...? en ga je vertrouwen op je lijst. Dagelijks raadpleeg je je lijst, en vult die aan met nieuwe acties en afspraken. Grotere activiteiten groepeer je in "projecten" waar je deelacties onder plaatst.
Een andere belangrijke gedachte is dat je een klus niet eindeloos vaak begint en weer weglegt. Alles dat je binnen 2 minuten kunt regelen handel je meteen af: een telefoontje, een eenvoudige email beantwoorden, een klusje in huis, iets opruimen. Alles wat meer tijd kost komt in je GTD-lijst.
Natuurlijk ben je er niet met vastlegging. Een derde belangrijke stap is de wekelijkse onderhoudsbeurt van je GTD-lijst. David Allen stelt voor dat je daar de tijd voor neemt, hij noemt 1 à 2 uur, b.v. op de vrijdagmiddag. Je loopt langs al je projecten en kijkt of het in orde is. Je stelt de prioriteiten voor de komende week vast zodat je weet waar je dan aan gaat werken.
Voor de vastlegging gebruik ik Toodledo, een online gereedschap, dat ik dus ook op mijn mobieltje kan gebruiken.
Het heeft de voor mij juiste mogelijkheden om mijn acties te groeperen, namelijk op 3 niveaus. Ik onderscheid een aantal hoofdgebieden, bijvoorbeeld UVIT (werk), CDA, en St.Present. Daarbinnen kan ik vervolgens projecten plaatsen. Onder CDA plaats ik b.v. de volgende Midnight Politics. En daaronder vermeld ik de echte acties, b.v. spreker vragen, en PR regelen.
Toodledo heeft uitgebreide mogelijkheden voor bewaking, maar ik houd dat simpel. Ik vermeld start- en einddatum, maar gebruik die nauwelijks voor dagelijkse bewaking. Dat doe ik met de prioriteit. Standaard staat alles op prio 1 (laag). Bij de wekelijkse onderhoudsbeurt bepaal ik welke acties de volgende week moeten gebeuren, en die krijgen prio 3 (hoog). Door in Toodledo alle acties met prio 3 op te vragen krijg ik dus meteen te zien wat er z.s.m. af moet. Dat is dus mijn dagelijkse to-do lijst
Geen opmerkingen:
Een reactie posten