GTD: exit Toodledo

Ik heb afscheid genomen van mijn GTD-tool Toodledo, waar ik een jaar geleden wat over verteld heb. Even een korte samenvatting voor diegenen die zich afvragen waar het over gaat: GTD, Getting Things Done,  is een manier om je klussenlijst te beheren. Het basisidee is dat je heel strak alles noteert in een GTD-lijst, en in ieder geval wekelijks een uurtje de tijd neemt om alles door te lopen en je plan voor de volgende week te trekken. De grote belofte van GTD is: rust in het hoofd als je ervoor zorgt dat je je GTD-lijst op orde houdt. Mijn ervaring is dat het nog werkt ook. Hier staat een handige intro.

Het maakt niet uit wat voor GTD-lijst je kiest. Een notitieblokje, een Excel-lijst op je PC, een app op je smartphone, het is allemaal goed, your choice. Ik gebruikte Toodledo, een gratis cloudoplossing. Niet dat het slecht beviel, maar soms zie je nieuwe mogelijkheden. Het grootste nadeel van Toodledo voor mij is de afwezigheid van een goede app voor mijn Windows Phone. Ik kan alleen de mobiele internetpagina van Toodledo gebruiken, en die heeft een beperkte functionaliteit.

Recentelijk heb ik een nieuwe zakelijke werkplek gekregen met Office2010 en dus ook OneNote2010. En dat geeft nieuwe mogelijkheden !
OneNote is een rare applicatie, was mijn eerste reactie. Een soort van super-notitieblok, maar wat kan ik er mee ? Enkele collega's waren al een stukje verder en hebben me op weg geholpen.
OneNote is inderdaad een soort van Zwitsers zakmes voor het maken van notities. Wat ik er inmiddels al in ontdekt heb:

• Het begin van OneNote is het aanmaken van een notitieblok. In mijn geval: Ik heb een notitieblok aangemaakt waarin al mijn privé klussen staan.
• Een notitieblok kun je onderverdelen in secties en subsecties. Je kunt dat zien als hoofdstukken en paragrafen, ze functioneren als labels. Ik maak daar gebruik van om mijn privé klussen in groepen in te delen, bijvoorbeeld CDA, en St.Present. 
• Binnen de secties of subsecties kun je pagina's en subpagina's aanmaken. Ik leg mijn klussen vast in deze pagina's en subpagina's, op twee niveaus dus. Dat vind ik prettig werken, en het spoort met de projecten-structuur van GTD.
• Ik bewaar mijn OneNote notitieblok in mijn Skydrive. Nieuwe gebruikers krijgen hier van Microsoft gratis 7 GB aan opslagruimte, en dat is ruimer dan bijvoorbeeld Dropbox. Doordat mijn klussenlijst in de cloud zit kan ik er vanaf mijn smartphone bij. En omdat ik een Windows Phone heb, profiteer ik van een prima OneNote app die de opmaak in mijn klussenlijst mooi intact laat. Microsoft heeft het allemaal goed geïntegreerd.
• Microsoft heeft de integratie ook op andere gebieden prima voor elkaar. Vanuit OneNote is het een fluitje van een cent om een pagina of zelfs een tekstblok in een pagina als taak in je Outlook takenlijst te plaatsen. Die takenlijst is tegenwoordig ook goed zichtbaar in je Outlook agenda, en op de Windows Phone. Al met al heb ik nu dus zowel op mijn laptop als op de smartphone de beschikking over mijn klussenlijst, en dat vind ik handig.
• Hier en daar hapert het natuurlijk wel. Voor mijn kleine Blackberry tablet is er geen OneNote app, dus daar kan ik er niet bij komen.

Genoeg over de goodies. De grootste uitdaging van GTD is niet om het goede gereedschap te vinden. Ik vind het nog steeds het lastigst om wekelijks de lijst langs te lopen voor het maken van een nieuw weekplan. En natuurlijk zijn er altijd klussen waar je geen helemaal geen zin in hebt, of waar je tegenop ziet.... Die weg te werken, dat is meesterschap.